Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
3. Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos.
En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de datos
Crear una base de datos mediante una plantilla
Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.
Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.
1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.
2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.
3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.
6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.
Descargar una plantilla de Office Online
Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción a Microsoft Office Access, y está conectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online, donde encontrará una gran variedad de plantillas.
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Más en Office Online, haga clic en Plantillas.
La página principal de plantillas de Office Online aparecerá en la ventana del explorador.
2. Utilice las herramientas de exploración y búsqueda de Office Online para buscar la plantilla que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar una plantilla, se descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla está diseñada para que abra un formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir datos inmediatamente.
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