Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.
Nota En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Para obtener más información sobre las tablas y consultas, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.
Nota En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Para obtener más información sobre las tablas y consultas, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario
- En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.
Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.
Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
- En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
- En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario dividido.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.
Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Crear un formulario dividido.
Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos
Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.
Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Crear un formulario dividido.
Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos
Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.
- En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
- En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.
Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información sobre la personalización de los formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista Presentación, Ajustar un formulario en la vista Diseño y Agregar controles a un formulario.
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.
Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información sobre la personalización de los formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista Presentación, Ajustar un formulario en la vista Diseño y Agregar controles a un formulario.
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.
- En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente para formularios.
- Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.
Nota Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.
- En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en en blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.
Nota El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en función de qué parte del formulario esté seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione una parte distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de nuevo. Para obtener más información sobre cómo trabajar con el panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.
Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.
4. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño. A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.
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